職場英語：商務(wù)英語郵件寫作 投訴郵件這樣寫

投訴郵件的寫作中，我們需要根據(jù)事態(tài)的嚴重程度選擇合適的語氣和態(tài)度，這樣的選擇就體現(xiàn)在措辭中。

首先，如果問題是第一次出現(xiàn)，那么你大可不必小題大做，你可以先make a mild complaint(溫和地提醒下對方)。我們來看一個例子：

Dear Sir:

I'm writing in connection with my booking with you for an adventure holiday to Peru.

On the 19th of May, I sent you a check for $390 as a deposit. Unfortunately, I have not yet received a receipt for this. I would be grateful if you could send me this as soon as possible.

I look forward to hearing from you.

Yours,

Margareta Lindell

這封郵件結(jié)構(gòu)清晰，寫郵件的人語氣也比較溫和，并沒有什么過激的言辭。complaint的核心句是Unfortunately, I have not yet received a receipt for this. I would be grateful if you could send me this as soon as possible. 郵件寫作者在描述問題時只是說明了事實本身(沒有收到發(fā)票)，緊接著作者還提出了針對這個問題自己希望得到的解決方案(希望能盡快送到)，除此之外，并沒有帶上任何負面情緒。這讓收到郵件的人感覺很舒服，也知道自己是在跟一個reasonable的人交流，這樣郵件使整個交流充滿了正能量，有利于問題的解決。

因此，當make a mild complaint時，可以分兩步走：

1. 描述事實本身

可用句型：Unfortunately,…

2. 提出解決問題的方案

可用句型：Pleasecould you…

We would be grateful if you could…

當然，如果第一次投訴未果，你可以再發(fā)一次complaint。而這一次，你的語氣可以更強烈一些，make a point，讓對方知道：don't take me for granted。

當make a point時，你可以使用這些句型：

I should like to draw your attention to (the fact that)…

I should like to remind you that…

I hope that it is not necessary to remind you that…

對方從你的措辭中可以感受到你的態(tài)度：It's over the line. You gotta take it seriously this time.

如果第二次投訴后，對方還是無動于衷。那么我們完全可以將心中的怒火釋放出來，make a strong point，甚至是make a warning。

當make a strong point時，可以分四步走：

1. 描述事實本身

e.g. It's now over ten months since we placed this order and we are still waiting for the pencils.

2. 強調(diào)不滿

e.g. I should like to point out that we've already paid for these pencils.

3. 要求對方立即采取行動

e.g. We must insist, therefore, that you deliver them immediately.

4.(必要時)給出警告

e.g. Unless…, we will be forced to…

相信事情發(fā)展到這一步，對方不得不高度重視你的投訴，不然的話，合作可能就要終止了。

通過以上的分析，我們可以總結(jié)出：

1. 投訴郵件根據(jù)事態(tài)的嚴重程度可以分為三大類：make a mild complaint，make a point，make a strong point (make a warning)。

2. 當?shù)谝淮?、第二次投訴時，可以分兩步走：

1)描述事實本身

2)提出解決問題的方案

但是第一次投訴和第二次投訴的措辭應(yīng)是有差異的。

3. 當?shù)谌瓮对V時，可以分四步走：

1)描述事實本身

2)強調(diào)不滿

3)要求對方立即采取行動

4)(必要時)給出警告