熟悉辦公事務——正式會議的程序 Formal Meeting Procedure

正式會議的程序　Formal Meeting Procedure

會議的類型五花八門。但是，正式的會議（formal meeting）是在主席的（chairman）主持下進行的。主持引導正式會議的大部分用詞都是公式化的（stylized），也就是說，一樣的話被用在所有的情景之中。當然，也分正式（formality）的程度。

會議開始

正式：

☉Ladies and Gentlemen, I declare this meeting to be open.

女士們先生們，我宣布本次會議開幕。

非正式：

☉Shall we start?

我們開始吧？

☉Let’s get started with our business for today, shall we？

讓我們開始今天的議程，好嗎？

審查紀要

正式：

☉Could we get someone to move that the minutes of the last meeting be accepted?

我們中有沒有人提議接受上次會議的紀要？

☉I so move we accept the minutes.

我提議我們接受紀要。

☉Will we take the minutes as read?

我們要讀一下紀要嗎？

非正式：

☉Has everyone seen the minutes?

每個人都看過紀要了嗎？

☉May I read the minutes?

我是否可以讀一下紀要？

對照日程

☉Could we add an item to the agenda?

我們能否增加一項到議程中？

☉I would like to delete item 3 from the agenda.Do we have a motion?

我覺得應該將第三項從議程中刪除。大家有異議嗎？

☉The first item on the agenda today is……

我們今天議程的第一項是……

宣布會議的目的

☉The purpose of today’s meeting is……

今天會議的主要目的是……

☉What we should consider first is……

我們首先應當考慮的是……

給出發(fā)言權

會議主持人同意某會議出席人員發(fā)言。

正式：

☉I would like to give the floor to Mr.Williams.

我想將發(fā)言機會讓給威廉斯先生。

☉David has the floor.

請大衛(wèi)發(fā)言。

非正式：

☉What have you got to say about this, Mary?

瑪麗，對此你有什么要說的嗎？

☉Let’s listen to what Jackson has to say.

讓我們聽一下杰克遜有什么要說的。

要求發(fā)言

正式：

☉Excuse me, Mr.Chairman, may I say something please?

對不起，主席先生，我能說點什么嗎？

☉With the Chairman’s permission, I would like to take up the point about……

如果主席允許的話，我想講講關于……的話題。

非正式：

☉I would like to say something here, please.

請讓我就此說兩句。

☉Can I make a point about……?

我能否就……談談想法？

結束一個論點

正式：

☉Has anything further they wish to add before we move on the next item on the agenda?

在我們進入議程的下一個環(huán)節(jié)之前，還有誰要補充的？

非正式：

☉Anything else?

還有別的嗎？

引導

當討論跑題的時候，如下語句可以用來引導與會者回到正題。

☉Let’s not loose sight of our main point.

我們別跑題了。

☉Let’s get back to the issue under discussion.

讓我們回到討論的議題上吧。

☉Are we getting sidetracked here?

我們是不是跑題了？

通過議案

當某人有意推動形成某決定或制定某措施時，必須通過與會者對其議案進行表決。

☉I move that……

我提議……

☉I second the motion.

我支持該議案。

表決

當與會者對某議案表決時，他們可以給出的回答有三種：是（Aye），否（Nay），棄權（undecided）。

☉All in favor, say aye.

表示同意的，請說“是”。

☉Any opposed?

有反對意見嗎？

維持秩序

正式：

☉Mr.Laurence, you are out of order.

勞倫斯先生，現(xiàn)在不是您的發(fā)言時間。

☉I shall have to call you to order, Mr.Michell.

我得提醒您注意秩序，米歇爾先生。

☉Mr.Howard, would you please address your remarks to the Chairman?

霍華德先生，您是否可以向主席陳述您的評述？

非正式：

☉We can’t all speak at once.Ms.Peterson, would you like to speak first?

我們沒辦法同時都講。彼得森女士，您是否愿意先說？

☉Mr.Howard, you’re talking out of turn.

霍華德先生，現(xiàn)在不是您的發(fā)言時間。

總結

無論是正式的還是非正式的會議，都能夠按照固定程序有條不紊地進行，這樣就能在最短的時間達成最多的意向。

Words　單詞表

accept接受

agenda議程，議事日程

audit審計，審核

declare聲明，宣布

dues會費；稅款

extensively廣闊的，廣泛的

inflation通貨膨脹

membership會員資格，成員

minutes會議紀要

motion運動；提議

move（a movement）提出，提議

nay不，反對

oppose反對

rate比率；費用

reflect反射；反映

review審核，復審

second（a movement）支持，贊成

Phrases　短語表

be out of order發(fā)生故障，秩序紊亂

duly noted充分注意到

financial reports財務報告

fiscal year會計年度，財政年度

hike up a rate比例上升

in favor贊成，支持

open a meeting會議開幕，會議開始

quite reasonable相當合理，蠻劃算的

say aye表示贊成

strike from an agenda從議程中刪除

take up a point接談一個話題

talk out of turn說話輕率，講話不合事宜

up for discussion提出討論

vote nay投反對票

worth our time值得我們花時間

實景對話1

A：Ladies and gentlemen, I declare this meeting to be open. Let's get down to business, shall we?Would someone please move that the minutes of the last meeting be accepted?

B：I so move that the minutes from the last meeting be accepted.

A：Any seconds?

C：I second the motion.

A：Great. Has everyone received a copy of the agenda?The first item up for discussion is to review the financial reports. The purpose of today's meeting is to complete the necessary preparations for the company audit.The first problem we should look at is our approved budget for the fiscal year.

B：Excuse me, Madam Chairman, may I say something please?

A：Mr. Williams, you have the floor.

B：Thank you. The approved budget for this fiscal year has already been extensively reviewed by all members of the Finance Department and has also received approval from our executive board. In my opinion, it is not necessary to spend much time reviewing them again at this meeting.

A：Your comments are duly noted. Does anyone else have anything further to add?

C：I move that the budget review item be struck from the agenda.

A：Mr.Carlson moves the agenda be revised, any second?

D：I'll second the motion.

A：All in favor say aye.

（Collective“aye”）

A：Any opposed?

E：Nay.

A：Mr. Simmons, you vote nay?

E：Yes I do, Ms. Chairman.I believe it is still worth our time to review the budgets, even though they have already been reviewed.

A：女士們先生們，我宣布本次會議開始。讓我們進入正題，好吧？我們中有沒有人提議接受上次會議的紀要？

B：我提議接受上次會議的紀要。

A：有支持的嗎？

C：我支持。

A：好極了。每個人都拿到議程的復印件了吧？要討論的第一項是審核財政報告。今天會議的主要目的是為公司的審計完成必要的準備工作。第一個議題是財政年度已經通過了的預算。

B：對不起，主席女士。我能否說兩句？

A：威廉斯先生，請講。

B：謝謝。被批準的財政年度預算應當已經通過財務部成員的廣泛審核，而且得到了董事會的認可。在我看來，這次會議上就沒有必要再花那么多的時間來復審了。

A：您的意見我們已經認識到了。其他人還有什么要補充的嗎？

C：我贊成“預算復審議項”從議程中刪除。

A：卡爾森先生主張修改議程，有支持的嗎？

D：我贊成提議。

A：表示贊同的請說是。

（集體“贊成”）

A：有反對意見嗎？

E：反對。

A：西蒙斯先生，您投反對票？

E：是的，主席女士。即便他們審核過了，我覺得我們仍然有必要花時間復審。

實景對話2

A：With the Chairman's permission, I'd like to take up the point about the increase of membership dues.

B：Ms. Learner, you have the floor.

A：I think the increase in membership dues is unreasonable. What increase of services do we receive for the increase in payment?Nothing！

C：That's not exactly true, Susan.

B：Mr. Howard, you're talking out of turn.

C：Sorry, but I just wanted to say, the increase is quite reasonable.

B：Let Ms.Learner finish.

A：Thank you, Mr. Chairman.As I was saying, the increase in cost does not reflect an increase in services, and so I move that we deny the increase.

B：Mr.Howard, would you like to say something?

C：The increase in fees is due to an increase in inflation. Members have been paying the same rate for over twenty years now！

A：Exactly！So when you hike the rate up now, everyone will be upset！

B：Ms. Learner, you're out of order.

A：如果主席允許的話，我想接著談增加會費的問題。

B：勒納女士，請發(fā)言。

A：我覺得增加會費沒有任何道理。多掏錢換來的增加服務體現(xiàn)在哪里？什么都沒有！

C：蘇珊，那不太對。

B：霍華德先生，還沒有輪到您發(fā)言。

C：對不起，我就是想說增加會費是合情合理的。

B：我們讓勒納女士把話講完。

A：謝謝主席先生。正如我剛才所說的，費用的增加沒有反映出任何服務的增加，所以我提議我們否定（會費）增加。

B：霍華德先生，您有什么要說的？

C：增加會費是因為考慮到通貨膨脹。同樣的費率，會員們到現(xiàn)在已經付了20年了！

A：沒錯！那現(xiàn)在要是大幅提高會費的話，大家都會失望的。

B：勒納女士，現(xiàn)在不是您的發(fā)言時間。